— Referenz
LISA-Einführung bei Miltenyi Biotec
Leasing-Bilanzierung – schnell, sicher und transparent
Ausgangslage
Leasing-Prozess transparent und automatisiert abbilden
Miltenyi Biotec hat, wie viele Unternehmen über alle Branchen und Größenordnungen hinweg, Leasing-Verträge ursprünglich mit einer auf MS-Excel basierenden Lösung verwaltet. Im Zeitverlauf traten bei der Nutzung jedoch immer mehr Herausforderungen auf: Die nur eingeschränkt automatisierbare Berechnung und die Abbildung von Vertragsänderungen gingen mit hohem manuellem Aufwand einher. Im Prozess führte dies zu einer erhöhten Fehleranfälligkeit. Die Anhangsangaben auf dieser Basis zu erstellen war nur mit vielen Zwischenschritten möglich. Für die Erfassung, die Berechnung und die Anhangserstellung der Leasing-Verträge in 15 Ländern suchte Miltenyi daher eine Lösung, die – möglichst ohne manuelle Zwischenschritte – den gesamten Leasing-Prozess transparent und automatisiert abbildet. Diese Lösung heißt LISA.
Herausforderungen
Migrationskonzept bildet Verträge einheitlich ab
Das Projekt-Setting stellte bei der LISA-Einführung eine besondere Herausforderung dar. Denn Miltenyi führte das SAP-Add-on mit der Unterstützung von IKOR während der COVID-19-Pandemie komplett remote ein.
Bestehende Leasing-Verträge waren auf unterschiedliche Weisen in LISA zu migrieren. Obwohl nicht alle Miltenyi-Gesellschaften in SAP integriert sind, mussten auch diese vollständig und korrekt in LISA abgebildet werden. Darüber hinaus waren die Leasing-Verträge der einzelnen Gesellschaften bisher unterschiedlich in SAP ausgeprägt, denn die finalen Bilanz- und GuV-Ergebnisse wurden erst in einem Konsolidierungs-Tool zusammengeführt. Da LISA als Leasing-Nebenbuch in das SAP-Finanzwesen durchbucht, entwickelte IKOR ein spezifisch auf Miltenyi zugeschnittenes Migrationskonzept.
Von der Nutzung eines SAP-integrierten Add-ons erwarten wir neben einer besseren Dokumentation eine erhöhte Transparenz und mehr Sicherheit bei der Datenqualität sowie der Berechnung der Leasing-Bestandteile. LISA erfüllt all das. Daneben profitieren wir von einem besseren Austausch mit unseren regionalen Kollegen und Kolleginnen. Unsere Arbeitsabläufe sind automatisiert und viel professioneller. Die Leasing-Bilanzierung ist jetzt wesentlich effizienter.
Wesentliche Erfolge
Vollständige Abbildung des Leasing-Prozesses durch eine SAP-integrierte Lösung ohne Schnittstelle
Einfache Erfassung und zuverlässige Berechnungen von Vertragsänderungen
IFRS 16 Notes – zugeschnitten auf kundeneigene Bedürfnisse
Remote-Projektdurchführung
Lösung
Leasing-Bilanzierung nachvollziehbar in SAP integriert
Das Projekt konnte mit Hilfe regelmäßiger Online-Abstimmungen erfolgreich und im Zeitplan durchgeführt werden. In virtuellen Meetings planten die Projektbeteiligten Meilensteine und stimmten sich regelmäßig zu Zwischenschritten ab. Konzepte arbeiteten sie in Workshops aus.
Die Migration in LISA gelang einfach: Die Miltenyi-Gesellschaften, die nicht an das SAP-System angebunden sind, wurden über statistische Buchungskreise in das Add-on integriert und durchleben somit den gleichen Prozess wie alle anderen SAP-Gesellschaften. Die bilanziellen und erfolgswirksamen Auswirkungen im SAP-Finanzwesen inklusive der Anlagenbuchhaltung sind durch das Migrationskonzept jetzt für alle Gesellschaften gleichermaßen nachvollziehbar.
LISA errechnet automatisch und zuverlässig auf Anlagen- und Verbindlichkeitsseite Einzelposten für die erfassten Verträge und bucht diese ohne Schnittstelle direkt in SAP. Vertragsänderungen lassen sich mit wenigen Klicks über LISA abbilden. Ein flexibles Customizing ermöglicht, dass die Anhangsangaben nach kundeneigenen Wünschen erstellt und in wenigen Schritten für die Veröffentlichung aufbereitet werden.
„Mit LISA erfolgt die Leasing-Bilanzierung ohne Schnittstellen in SAP. Über definierte, globale Prozesse werden Verträge erfasst, durch LISA verbucht und in einem Reporting zusammengefasst. Jeder Schritt ist nachvollziehbar und ermöglicht eine effizierte, professionelle Abbildung des IFRS-16-Standards.“
Celina Rüting ist Projektleiterin und Crew Lead bei IKOR Products
Ausblick
Einbindung der regionalen Verantwortlichen in den Leasing-Prozess
Im Februar 2022 erfolgte die Produktivsetzung von LISA und einhergehend der Übergang in die operative Betreuung. Im Verlauf des zweiten Halbjahres rollt Miltenyi seinen Leasing-Prozess auf die einzelnen Regionen aus. Der vordefinierte Prozess sowie passgenaue Schulungen werden den regionalen Verantwortlichen in Europa, Asien und Nordamerika eine einfache LISA-Einführung ermöglichen.
Ansprechpartner
Miklós Hegybiró
Managing Director
IKOR Products GmbH
info-products@ikor.one
+49 40 8199442-0
Celina Rüting
Projektleiterin & Crew Lead LISA
IKOR Products GmbH
info-products@ikor.one
+49 40 8199442-0