— Referenz
LISA-Einführung bei VARTA
Leasing-Bilanzierung – schnell, sicher und transparent
Ausgangslage
Wenn Excel am Limit ist
VARTA erstellte die Leasing-Bilanzierung nach IFRS 16 bislang mit einer Excel-basierten Lösung. Für jeden Buchungskreis und jede Vertragsart wurde eine eigene Datei erstellt und periodisch aktualisiert. Um hunderte Verträge von Gesellschaften aus 30 verschiedenen Ländern korrekt abzubilden, mussten die verantwortlichen Fachbereiche den Überblick über insgesamt mehr als 50 Excel-Tabellen behalten. Aufgrund der hohen Datenmenge verlängerten sich die Ladezeiten; Vertragsänderungen bzw. -modifikationen ließen sich kaum mehr abbilden. Etwaigen Fehlerquellen begegneten die Fachbereiche mit massivem, manuellem Aufwand. An die Stelle von händischen Aufwänden sollte eine automatisierte, SAP-integrierte Lösung treten.
Herausforderungen
Heterogene Systemlandschaft und komplexe, regulatorische Anforderungen
Für die Implementierung stellte die SAP-Systemlandschaft eine besondere Herausforderung dar: Die Tochterunternehmen VARTA Consumer Batteries und VARTA Microbattery nutzen jeweils eigenständige SAP-Systeme. Gleichzeitig ist der Zeitraum für eine Umstellung auf SAP S/4 HANA bereits bekannt. Bei der Systemkonfiguration mussten mögliche Implikationen direkt berücksichtigt werden. Darüber hinaus führen die VARTA-Unternehmen nicht alle Gesellschaften mit IFRS-16-relevanten Verträgen auf den jeweiligen SAP-Systemen. In der Folge mussten also weitere, externe Datenquellen eingebunden werden. Die Bilanzierung in einigen Ländern bringt zusätzliche Anforderungen mit sich: Für die Standorte USA, Singapur, Indonesien und einige osteuropäische Länder mussten auch lokale Rechnungslegungsvorschriften abgebildet werden.
Alle Schwierigkeiten der Excel-Lösung konnte LISA bewältigen. Die Kommunikation mit den Regionalverantwortlichen hat sich stark verbessert. Wir können uns absolut auf die Validität der Buchungen und des IFRS 16 Reporting verlassen. Die Prozesse laufen automatisiert, auf Knopfdruck und compliant. Unter dem Strich erhalten wir eine bessere Qualität, Prüfungen sind einfach geworden – und wir sparen Zeit.
Wesentliche Erfolge
Vollständige Ablösung der Excel-Lösung durch ein SAP-Add-on
IFRS 16 Notes Reporting auf Knopfdruck
Automatische Berechnung und Buchung von Vertragsänderungen
Gesicherte Datenqualität durch automatisierte Plausibilitätsprüfungen und standardisierte, dezentrale Bearbeitung von Vertragsdaten
Lösung
Unterschiedliche Systeme, aber ein automatisierter und global einheitlicher Prozess
Die unterschiedliche Ausprägung der beiden SAP-Systeme stellte keine Schwierigkeit dar: LISA lässt sich mit wenigen Customizing-Einstellungen an verschiedenste SAP-Systemkonfigurationen anpassen. Externe Datenquellen wurden als statistische Buchungskreise in LISA integriert.
Auf Basis der dezentral erfassten Vertragsinformationen berechnet und bucht LISA Einzelposten auf RoU- und Verbindlichkeitsseite automatisiert und direkt in SAP – ohne Schnittstellen. Gleichzeitig erfüllt die Lösung die unterschiedlichen Anforderungen des International Financial Reporting Standards IFRS und der lokalen Rechnungslegungsvorschriften mithilfe flexibler Berechnungsverfahren, LISA-eigenen Bewegungsarten und einer differenzierten Konten- bzw. Buchungssteuerung.
„LISA ermöglicht es Fachbereichen, direkt in SAP und mit einem standardisierten, globalen Prozess effizient zu arbeiten. Informationsverteilung und Kommunikation zwischen Abteilungen und Regionen werden automatisiert und nachhaltig verbessert.“
David Schneider ist Chief Discipline Manager bei IKOR Products
Ausblick
Die Grundlagen für die geplante SAP-S/4-HANA-Einführung legen
Dem Go-Live folgte nicht nur der Übergang zu einer Produktivbetreuung, sondern auch ein Folgeprojekt bei VARTA Microbattery. In 2021 wechselte die VARTA-Tochtergesellschaft auf SAP New GL. Im Zuge des Systemwechsels ließ sich LISA mit wenigen Anpassungen im Customizing auf die neuen Systemgegebenheiten umstellen. Somit steht der geplanten SAP-S/4-HANA-Einführung aus LISA-Sicht nichts mehr im Wege.
Ansprechpartner
Miklós Hegybiró
Managing Director
IKOR Products GmbH
info-products@ikor.one
+49 40 8199442-0
David Schneider
Projektleiter & Chief Discipline Manager
IKOR Products GmbH
info-products@ikor.one
+49 40 8199442-0