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LISA-Einführung bei VARTA

Leasing-Bilanzierung – schnell, sicher und transparent

Ausgangslage

Wenn Excel am Limit ist

VARTA erstellte die Leasing-Bilanzierung nach IFRS 16 bislang mit einer Excel-basierten Lösung. Für jeden Buchungskreis und jede Vertragsart wurde eine eigene Datei erstellt und periodisch aktualisiert. Um hunderte Verträge von Gesellschaften aus 30 verschiedenen Ländern korrekt abzubilden, mussten die verantwortlichen Fachbereiche den Überblick über insgesamt mehr als 50 Excel-Tabellen behalten. Aufgrund der hohen Datenmenge verlängerten sich die Ladezeiten; Vertragsänderungen bzw. -modifikationen ließen sich kaum mehr abbilden. Etwaigen Fehlerquellen begegneten die Fachbereiche mit massivem, manuellem Aufwand. An die Stelle von händischen Aufwänden sollte eine automatisierte, SAP-integrierte Lösung treten. 

Herausforderungen

Heterogene Systemlandschaft und komplexe, regulatorische Anforderungen

Für die Implementierung stellte die SAP-Systemlandschaft eine besondere Herausforderung dar: Die Tochterunternehmen VARTA Consumer Batteries und VARTA Microbattery nutzen jeweils eigenständige SAP-Systeme. Gleichzeitig ist der Zeitraum für eine Umstellung auf SAP S/4 HANA bereits bekannt. Bei der Systemkonfiguration mussten mögliche Implikationen direkt berücksichtigt werden. Darüber hinaus führen die VARTA-Unternehmen nicht alle Gesellschaften mit IFRS-16-relevanten Verträgen auf den jeweiligen SAP-Systemen. In der Folge mussten also weitere, externe Datenquellen eingebunden werden. Die Bilanzierung in einigen Ländern bringt zusätzliche Anforderungen mit sich: Für die Standorte USA, Singapur, Indonesien und einige osteuropäische Länder mussten auch lokale Rechnungslegungsvorschriften abgebildet werden. 

Alle Schwierigkeiten der Excel-Lösung konnte LISA bewältigen. Die Kommunikation mit den Regionalverantwortlichen hat sich stark verbessert. Wir können uns absolut auf die Validität der Buchungen und des IFRS 16 Reporting verlassen. Die Prozesse laufen automatisiert, auf Knopfdruck und compliant. Unter dem Strich erhalten wir eine bessere Qualität, Prüfungen sind einfach geworden – und wir sparen Zeit.

Maik Soldner | Specialist Finance Projects

Wesentliche Erfolge

Vollständige Ablösung der Excel-Lösung durch ein SAP-Add-on

IFRS 16 Notes Reporting auf Knopfdruck 

Automatische Berechnung und Buchung von Vertragsänderungen

Gesicherte Datenqualität durch automatisierte Plausibilitätsprüfungen und standardisierte, dezentrale Bearbeitung von Vertragsdaten

Lösung

Unterschiedliche Systeme, aber ein automatisierter und global einheitlicher Prozess

Die unterschiedliche Ausprägung der beiden SAP-Systeme stellte keine Schwierigkeit dar: LISA lässt sich mit wenigen Customizing-Einstellungen an verschiedenste SAP-Systemkonfigurationen anpassen. Externe Datenquellen wurden als statistische Buchungskreise in LISA integriert.

Auf Basis der dezentral erfassten Vertragsinformationen berechnet und bucht LISA Einzelposten auf RoU- und Verbindlichkeitsseite automatisiert und direkt in SAP – ohne Schnittstellen. Gleichzeitig erfüllt die Lösung die unterschiedlichen Anforderungen des International Financial Reporting Standards IFRS und der lokalen Rechnungslegungsvorschriften mithilfe flexibler Berechnungsverfahren, LISA-eigenen Bewegungsarten und einer differenzierten Konten- bzw. Buchungssteuerung.

david_schneider

„LISA ermöglicht es Fachbereichen, direkt in SAP und mit einem standardisierten, globalen Prozess effizient zu arbeiten. Informationsverteilung und Kommunikation zwischen Abteilungen und Regionen werden automatisiert und nachhaltig verbessert.“

David Schneider ist Chief Discipline Manager bei IKOR Products

Ausblick

Die Grundlagen für die geplante SAP-S/4-HANA-Einführung legen

Dem Go-Live folgte nicht nur der Übergang zu einer Produktivbetreuung, sondern auch ein Folgeprojekt bei VARTA Microbattery. In 2021 wechselte die VARTA-Tochtergesellschaft auf SAP New GL. Im Zuge des Systemwechsels ließ sich LISA mit wenigen Anpassungen im Customizing auf die neuen Systemgegebenheiten umstellen. Somit steht der geplanten SAP-S/4-HANA-Einführung aus LISA-Sicht nichts mehr im Wege.

Ansprechpartner

miklos-hegybiro

Miklós Hegybiró

Managing Director
IKOR Products GmbH
info-products@ikor.one
+49 40 8199442-0

david_schneider

David Schneider

Projektleiter & Chief Discipline Manager
IKOR Products GmbH
info-products@ikor.one
+49 40 8199442-0