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VERA-Einführung bei Allianz Global Investors

Ausgangslage

„Nicht mehr zeitgemäß“ sei der bisherige Umgang mit der Vorsteuer bei Allianz Global Investors (AGI), lautete die Kritik des Finanzamts im Kern. Die Rechtslage hatte sich in den letzten Jahren verändert, genauso wie AGI selbst über die Jahre immer weiter, vor allem global ausgerichtet, gewachsen war. Bei Verweisen des Finanzamts wird’s teuer, so die Faustregel. Aber bei AGI gab es sogar noch Geld zurück. Für ihr Vorsteuer-Handling hatte AGI eine eigene, nahezu vollautomatisierte Lösung im SAP®-System entwickelt. Täglich ließ die IT bei allen Aufwandsbuchungen mit entsprechendem Steuerkennzeichen eine pauschale Korrektur um den unternehmensweit errechneten Satz vornehmen. Ein Verfahren mit zufriedenstellendem Ergebnis und jahrelang unbeanstandet. Das ist längst nicht immer der Fall, denn das Buchhaltungssystem von SAP bildet in seinem Standard nicht die komplexe Materie ab, denen Unternehmen wie AGI als Finanzdienstleister mit teils steuerfreien, teils steuerpflichtigen Umsätzen unterliegen.

Umstellung auf direkte Zuordnung

Doch die Finanzbehörde pocht zusehends auf die direkte Zuordnung gemäß wirtschaftlicher Verursachung statt des Pauschalabzugs. Auch vor dem Hintergrund der Erweiterung des Geschäftsmodells und der starken globalen Ausrichtung von AGI deutete sich an, dass mit Anpassungen eventuell ein besseres Ergebnis möglich wäre. So war für Birte Trenkner, Head of Global Accounting and Financial Management, und ihr Team die Aufgabe klar: die direkte Zuordnung der Vorsteuer einführen.

Die Zentrale in München nutzt bereits seit 2009 das SAP Add-on VERA für ihre Vorsteuerbearbeitung. Die Ergebnisse waren jeweils sehr überzeugend gewesen, so dass die Steuerfachleute „ihre VERA“ wärmstens empfahlen. Vom Funktionsumfang war klar, dass VERA auch Nachteile der bisherigen AGI-Lösung ausgleichen könnte: Buchungen der Vergangenheit und das Anlagevermögen würden erfasst werden. Und da die Allianz eine globale Konzern-Lizenz erworben hatte, wären die Investitionskosten gering gewesen. Doch von Seiten AGIs herrschte Zurückhaltung.

Skepsis trotz Empfehlung

„Unsere Skepsis war groß, ob eine Standard-Software wirklich in der Lage sein kann, die Komplexität von derart breit gefächerten Produkten, wie wir sie als global aufgestelltes Unternehmen führen, fachlich abzubilden“, erinnert sich Birte Trenkner. „Außerdem betreiben wir sowohl Fonds-Management als auch Vermögensverwaltung. Beide beruhen auf verschiedenen Gesetzen und diese Kombination steigert die Komplexität.“

Mit diesen Vorbehalten startete das Projekt mit einem fachbereichs-, unternehmens- und länderübergreifendem Team unter Leitung von Dr. Richard Williams. In kurzer Zeit hatte die IT-Abteilung VERA an das AGI-eigene SAP-System angepasst. Für die fachliche Abbildung machten sich Rechnungsleger, Fonds-Manager, interne Controller und natürlich Steuerfachleute an die Arbeit, Prozesse für die direkte Zuordnung der wirtschaftlichen Verursachung zum Produktportfolio zu entwickeln.

Das letzte Wort hat das Finanzamt

Unterstützt wurden sie vom IKOR-Team, das die systemseitige Abbildung dieser Prozesse sicherstellte. „Es stellte sich dann zügig heraus, dass die Steuerungsmöglichkeiten mit VERA enorm sind und auch der Vielfalt und Komplexität von globalen Fondanlagen und Vermögens- verwaltung gerecht werden können“, erzählt Miklós Hegybíró, Projektleiter von IKOR-Seite.

Bei zunehmender Begeisterung für Lösungsmöglichkeiten der Software blieb aber eine Frage im Raum: Würden auch die Finanzbehörden das erarbeitete Verfahren annehmen?

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„Es stellte sich zügig heraus, dass die Steuerungsmöglichkeiten mit VERA enorm sind.“

Miklós Hegybíró führt die Geschicke von IKOR Products

Erfolg vorab berechenbar ...

Schließlich kommt der Tag der Präsentationsreife und nach der zweiten Vorstellung ist klar: Der entwickelte Prozess in VERA für eine direkte Zuordnung findet Akzeptanz.

Nach diesem Meilenstein fielen die Restarbeiten für die Implementierung vergleichsweise gering aus und steuerten geradlinig auf den Go-live im April 2016 zu. Doch bereits vorher zeichnete sich ein Erfolg für AGI ab: Es ließ sich berechnen, dass zusätzlich zur Vorsteuerer- stattung nach dem alten Verfahren eine weitere Erstattung als höhere sechsstellige Summe fällig werden würde. „Das waren wahrlich stille Reserven, die wir mit unserem VERA-Projekt gehoben haben“, staunt Birte Trenkner. Und in diesen Dimensionen! Die Berechnungen ver- sprechen auch für die kommenden Jahre ähnliche Summen.

... und für die Zukunft garantiert

Die Vorsteuererstattung mit VERA ist ein vielversprechender Anfang. Denn zusätzlich ermöglichen es die Nachweise in der Anwendung, dass AGI in Zukunft das Transfer Pricing intensivieren wird, sowohl auf europäischer Ebene mit den Betriebsstätten als auch auf globaler Ebene mit Tochtergesellschaften.

Mit dem Einsatz bei AGI hat VERA in der Praxis gezeigt, dass auch bei den Themen von Kapitalanlagegesellschaften die Vorsteuer der wirtschaftlichen Verursachung zugeordnet werden kann. Ganz getreu den Vorgaben der Finanzbehörde. „Wer hätte gedacht, dass wir derart davon profitieren, die Hinweise des Finanzamts aufzunehmen und umzusetzen?“ schmunzelt Birte Trenkner. Wie die Steuerbehörden dazu stehen, ist nicht bekannt.

Der Einsatz von VERA ist ein Gewinn für die Vorsteuerbearbeitung bei AGI:

  • Compliance des Vorsteuererstattungsprozesses
  • Erhöhung der Vorsteuererstattung
  • Direkte Zuordnung der geltend gemachten Vorsteuer
  • Revisionssichere Dokumentation der Vorsteuererstattung und ihrer Berechnung
  • Automatisierung der Vorsteuerberechnung
  • Integration im SAP-System.

Unsere Skepsis war groß, ob eine Standard-Software wirklich die Komplexität von derart breit gefächerten Produkten, wie wir sie als global aufgestelltes Unternehmen führen, fachlich abbilden kann.

Birte Trenker

Ansprechpartner

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Miklós Hegybiró

Managing Director
IKOR Products GmbH
info-products@ikor.one
+49 40 8199442-0

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Björn Mayer

Projektleiter & Principal Consultant
IKOR Products GmbH
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