– Unternehmen und Kultur
Wie IKOR sein Onboarding auf das nächste Level hebt
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- Sandra Goetz
– ABSTRACT
Im Herbst 2023 bewertete IKOR umfassend seinen neu gestalteten Onboarding-Prozess. Die Kernidee: neuen Mitarbeitenden eine optimierte Einstiegserfahrung zu bieten. Dazu entwickelte das „Team Onboarding“ der Technologieberatung personalisierte Einarbeitungspläne und legte die damit verbundenen interaktiven Welcome Days in Präsenz neu auf. Die positive Resonanz und das erhöhte Mitarbeiter-Engagement zeigen, wie wichtig es ist, gutes Onboarding fortlaufend zu prüfen und zu verbessern.
„Jeder neue Mitarbeitende ist wie ein neues Kapitel in einem Buch. Und wir sind die Autor:innen, die helfen, diese ersten Seiten zu beschreiben“, sagt Stefanie Hahn augenzwinkernd, während sie die letzten Vorbereitungen für die kommenden Welcome Days im Essener IKOR-Büro trifft. Neben ihr steht Lisa Engels. „Wir wollen nicht nur Informationen vermitteln, sondern eine gute Verbindung aufbauen“, ergänzt sie. Entsprechend geht der Onboarding-Prozess bei IKOR weit über das Übliche hinaus.
„Die Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steht bei IKOR als nachhaltige Leistung ganz oben auf der Tagesordnung“
Vorausgegangen war der Entschluss im Herbst 2023, eine neunwöchige Evaluation des Onboarding-Prozesses zusammen mit Vertreter:innen jeder internen Einheit wie Finance, Procurement, IT, Assistenz etc. durchzuführen. Lisa Engels und Stefanie Hahn aus der People Empowerment Unit haben diesen federführend geleitet. Zunächst bewerteten und dokumentierten die HR- und Kommunikations-Expertinnen präzise die bisherigen Prozessabläufe. Auf dieser Grundlage konnten sie nicht nur fundierte Entscheidungen treffen. Sie identifizierten Ansätze, um die Einarbeitungs-Qualität zu verbessern, effizienter zu machen und sicherer zu gestalten.
Im Zentrum der ersten Überarbeitung standen u.a. Automatisierung, Digitalisierung und Datensicherheit. Dies war notwendig geworden, um die steigenden Anforderungen einer vernetzten Arbeitswelt zu antizipieren. Eine detaillierte Prozessanalyse fand heraus: Wo sind Schwachstellen zu dokumentieren? Und wo braucht es noch zielgerichtetere Lösungen?
Pandemie eröffnete neue Perspektiven
Demnach ist Struktur im Prozess entscheidend für Mitarbeiterbindung und Produktivität. Dazu gehört auch, die Unternehmenskultur weiterzuentwickeln, spezifische Arbeitspakete zu packen und klar zu kommunizieren – etwa über Erwartungen und Ziele sowie die Nutzung interner Infosysteme. Effektives Onboarding ermöglicht es neuen Mitarbeitenden, so Lisa und Stefanie, sich schnell und effektiv einzuarbeiten und eine tiefe Bindung zum Unternehmen aufzubauen.
Lisa, die 2020, kurz vor der Pandemie, bei IKOR startete und ihr Onboarding als „unpersönlich“ empfand, hat diese Erfahrung tief geprägt. Heute, als verantwortliche Onboarding-Managerin im People-Empowerment-Team, hat sie den Onboarding-Prozess gemeinsam mit Stefanie Hahn, die bereits seit mehr als einem Jahrzehnt bei IKOR arbeitet, neu aufgesetzt und damit die Mitarbeitererfahrung ab dem ersten Zugehörigkeitstag neue Kolleginnen positiv geprägt: „Die Pandemie war in vielerlei Hinsicht ein Katalysator. Sie zwang uns, digitale und persönliche Onboarding-Elemente neu zu denken“, erklärt Stefanie Hahn.
Stefanie, die bei IKOR das Employer Branding und die Interne Kommunikation plant und umsetzt, achtet insbesondere darauf, dass Unternehmenskultur und Werte stets klar kommuniziert werden. „Wir wollen ein Erlebnis zu schaffen, das neue Mitarbeiter emotional anspricht und sofort einbindet“, ergänzt HR-Spezialistin Lisa Engels.
Die vier wichtigsten Erkenntnisse, was ein Onboarding zum Erfolg führt
Integration:
Der Prozess kombiniert physische und digitale Elemente, um flexibler auf Mitarbeiterbedürfnisse einzugehen.
Transparente Kommunikation:
Offener Austausch fördert Engagement und Verständnis. Regelmäßige Updates und ein klarer Informationszugang steigern das Gefühl der Wertschätzung.
Anpassung von Materialien:
Statt der bisherigen automatischen Ausgabe wenig genutzter, hochwertiger Notebook-Taschen passt IKOR die Materialausgabe jetzt genau an die tatsächlichen Bedürfnisse an. So gelingt es, Ressourcen effizienter zu nutzen und damit nachhaltiger zu agieren.
Digital informieren:
Die Kommunikation erfolgt nur noch digital, was nicht nur nachhaltiger ist, sondern auch den Informationsfluss beschleunigt.
„Welcome“ ist eine Mission
Im Sinne von Flexibilität und Personalisierung erhält jede und jeder neue IKORianer:in einen individuell auf sie oder ihn zugeschnittenen Einarbeitungsplan. „Prozessindividualisierung bindet Mitarbeitende stärker ein und hilft ihnen, sich schneller als Teil des Teams zu fühlen“, erklärt Lisa. Entsprechend führt IKOR seine Welcome Days für neue Kolleg:innen jetzt sehr persönlich und digital durch – je nach Standort und Präferenz der jeweiligen „Newbies“. Für neue Mitarbeiter innerhalb Deutschlands sind die Welcome-Days in Präsenz „eine Gute Gelegenheit für alle neuen Leute, sich vor Ort zu treffen“, begründet Stefanie.
Wie darf man sich die Welcome Days aus Newbie-Sicht vorstellen? „Die Zweiteilung in Welcome Days in Part eins und zwei ist gut überlegt und strukturiert“, berichtet Martin Schmalfuß, der im September 2023 als Principal Developer bei IKOR gestartet ist und schon vorher umfassende IT-Erfahrung gesammelt hat. „Im ersten Teil werden die wichtigsten Bereiche und neuen Prozesse nicht einfach plump erklärt, sondern im hybriden Format von den einzelnen Teams präsentiert. Im zweiten Teil treffen Newbies auf weitere Kolleg:innen, die ebenfalls in den vergangenen vier bis sechs Monaten bei IKOR zu arbeiten begonnen haben. Der Austausch und auch die Vorstellung der weiteren Teams an diesen zwei Tagen ist locker und informativ. Die Abendveranstaltung am ersten Tag bildet das Highlight. Und auch der zweite Tag ist hervorragend organisiert“, erinnert sich Martin. Er hebt vor allem die Möglichkeit des direkten Austauschs hervor. „Als frischgebackene IKORianer:innen konnten wir gleich zu allem Feedback geben. Das Onboarding war einfach super!“
Rückmeldungen, Lernprozesse, Erfolge und Ziele
Der überarbeitete Onboarding-Prozess erhielt durchweg positive Rückmeldungen. „Es ist immer wieder schön zu sehen, wie neue Kollegen schon nach kurzer Zeit vom ,Ich‘ zum ,Wir‘ wechseln“, freut sich Stefanie. „Die positiven Rückmeldungen bestärken uns darin, ständig nach Verbesserungen zu suchen“, ergänzt Lisa. An einem der beiden Welcome Days ist beispielsweise immer auch einer der Geschäftsführer dabei – mindestens hybrid. Damit fühlen sich die Neuankömmlinge, egal auf welchem Einstiegs-Level, von der Geschäftsführung gesehen und wertgeschätzt.
Fazit: Onboarding braucht einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess
IKOR verbessert seinen Onboarding-Prozess kontinuierlich. Dazu beurteilt die Technologieberatung die Effektivität der kürzlich durchgeführten Untersuchungen. Datengrundlage bilden die Prozessrückmeldungen von Neu-IKORianer:innen. „Erst Feedback und Prozessverfeinerungen gewährleisten, dass jede neue Kollegin und jeder neue Kollege eine optimale Einstiegserfahrung erlebt, begeistert ist und sich gebunden und wohlfühlt“, resümiert Lisa. „Prozesse zu durchleuchten, zu optimieren und nahtlos zu gestalten – eine IKOR-Kernkompetenz – führt uns immer wieder das Firmen-Engagement vor Augen: dass die Integration neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als nachhaltige Leistung bei uns ganz oben auf der Tagesordnung steht.“
