Claudia Buder: „Bedienfreundliche, intuitive Interfaces erleichtern die Arbeit“

– in- und Exkasso

Potenziale und Chancen eines Systemumbaus bzw. -neubaus

Warum es für Versicherer sinnvoll ist, bestehende In- und Exkasso-Systeme zukunftsweisend aufzusetzen und zu automatisieren

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Abstract

Daten sind das Öl der Versicherungsbranche

Mit neuen, automatisierten IT-Systemen können Daten noch weitaus intensiver genutzt werden. Damit sind Versicherungen näher am Kunden und auch in Zukunft wettbewerbsfähig. Eine der Voraussetzungen hierfür erfüllt ein automatisiertes, kundenorientiertes Risiko- und Forderungsmanagement. Die Mehrheit der Versicherer sieht sich bei der Modernisierung ihrer IT-Landschaft und bei der Einführung sowie der Nutzung gut für die Zukunft aufgestellt. Zu diesem Ergebnis kommt die Lünendonk-Studie „Digital Outlook 2025“ – Financial Services. Dennoch warnt die Untersuchung: Die sich rasant verändernden Kundenanforderungen sollten ebenso wenig unterschätzt werden, wie die Innovationsgeschwindigkeit – allen voran von Technologieunternehmen, die den Markt vor sich hertreiben.

„Wer ein fachlich und technisch konsolidiertes Verfahren für alle In- und Exkassovorgänge aufbaut, vermeidet künftig Medienbrüche“

Diese Faktoren stellen unter anderem die Buchhaltung vor große Herausforderungen. Ein neues, prozessoptimiertes System setzt im In- und Exkasso voraus, dass Leistungsfähigkeit und Grenzen analysiert werden. Und dass Organisationen ihre Chancen erkennen.

Die gute Nachricht ist: In der Finanzbuchhaltung verfügen viele Versicherer bereits über Wissen. Das verringert den Aufwand, Synergien aus einem smarten und automatisierten Forderungsmanagements zu schöpfen.

Es gibt insgesamt nur zwei Kernsysteme, die in Frage kommen: SAP FS-CD und Guidewire. Sollte der Schritt hin zu einer umfassenden Automatisierung und Digitalisierung ein größerer sein, existieren auch hier intelligente Plattform- und Prozesslösungen. Beispielsweise lässt sich das Forderungsmanagement zukunftstauglich machen mit:

  • Angebots-,
  • Bestands- und
  • Schadenssystem

Best Practice: Die durchdachte Beispielkonfiguration orientiert sich im Sinne eines Baukastens und ist einfach wie das Handling von Legosteinen

„Für Versicherungsunternehmen ist es essenziell, dass sie mit einem überschaubaren Aufwand einen überzeugenden Nutzen bei der Einführung einer neuen Software erzielen“, sagt Sascha Koch, Crew Lead Subledger Accounting bei IKOR. Gerade hierfür bietet sich an, was sich weltweit bewährt hat – und was bei Versicherungsunternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitern bis hin zu internationalen Versicherungskonzernen im Einsatz ist: das Nebenbuchhaltungssystem SAP FS-CD. Es deckt standardmäßig alle In- und Exkasso-Geschäftsvorfälle ab. Es ist flexibel konfigurierbar, hat zusätzlich den Kunden und dessen Bedürfnisse fest im Blick und zahlt ebenso auf die Unternehmensziele ein.

Das ist besonders wichtig, wenn es um offene Beiträge seitens des Kunden geht, sei es, weil diese gar nicht oder nur teilweise gezahlt wurden. „Mit SAP FS-CD lassen sich bei geringem Aufwand und ohne Programmierung die gewünschten Mahnverfahren ermitteln, die jeweiligen Zeitintervalle festlegen und die daraus folgenden Aktivitäten einstellen“, sagt Jochem Schültke, Solution Architekt & Senior Expert bei SAP.

Dadurch profitieren Versicherer

1 Prozesse aus einem Guss entwickeln

Wer ein fachlich und technisch konsolidiertes Verfahren für alle In- und Exkassovorgänge aufbaut, vermeidet künftig Medienbrüche. In gewachsenen Systemlandschaften ging die Verarbeitung von Geschäftsvorfällen oft mit einem Systemwechsel einher. Versicherer, die diese Systemwechsel bzw. die damit oft einhergehenden Medienbrüche vermeiden können, bündeln die Anwendungen aus Nutzerperspektive „seamless“ in einem System. Das reduziert sowohl den Bedarf an technischem Wissen und erleichtert die Arbeit der Fachbereichsmitarbeiter:innen.

2 Zahlungskonfigurationen/ Zahlungsmodalitäten gezielt und schnell anpassen

Mitarbeiter:innen müssen Zahlungseinstellungen ad hoc, bequem und ohne Programmierkenntnisse erfassen bzw. passend zur Kundensituation um- und einstellen können: Zum Beispiel mit Rücksicht auf vorübergehende Zahlungsschwierigkeiten eines per se wertvollen Kunden in Corona-Zeiten. Somit ist es auch möglich, bei Bedarf manuell in verschiedene Standardprozesse einzugreifen und beispielsweise auch einmal ein Mahnverfahren auszusetzen, um Gebühren zu ersparen und den Kunden längerfristig zu erhalten.

3 Den Leistungsumfang erhöhen

Mitarbeiter:innen können Zahlungseingänge an ihrem Frontend anzeigen lassen und direkt im Kundengespräch abgleichen. Zudem haben Großversicherer die Möglichkeit, ein effizientes Forderungsmanagement zu etablieren und so auch Säumniszuschläge bzw. Mahngebühren oder Zinsen bei Zahlungsverzug ins kaufmännische Mahnverfahren zu integrieren.

IKOR + SAP + GUIDEWIRE

Kunden-Lebenszyklus

IT- und Geschäftsprozesse im Blick: Im Gegensatz zu Individual-Software ist der SAP-Standard auf eine offene und flexible und prozessorientierte IT-Landschaft ausgelegt. Guidewire und SAP FS-CD sind die Module, die für den Vertragsabschluss und die Vertragslaufzeit eingesetzt werden. SAP FS-CD bildet hierbei den Maßstab für ein automatisiertes In- und Exkasso.

Auswirkungen auf das Finanz- und Rechnungswesen betreffen u.a. SAP FI und Schnittstellen wie SAP BMC und SAP AIF etc. Die Einführung lässt sich mit SAP S/4 Hana und SAP Fiori unterstützen.

Den Kundenlebenszyklus bei Versicherungsverträgen abdecken

4 Den Automatisierungsgrad steigern und die Zuordnungsquote von Zahlungseingängen erhöhen

Die automatisierte Verarbeitbarkeit („Dunkelverarbeitung“) erhöht sich so auf mehr als 90 Prozent. Wenn Einzugsermächtigungen vorliegen, ist dieser Anteil sogar noch höher.

Ein Beispiel:

Vorher

Haben Zahler etwa den Verwendungszweck im Überweisungsträger oder der Einzugsermächtigung nicht richtig angegeben, lässt sich die Zahlung nicht automatisch dem richtigen Kunden zuordnen. Im schlimmsten Fall wird unberechtigt gemahnt oder eine Gutschrift erteilt.

Nachher

Der Software-Lernspeicher prüft die Korrekturen für diese Fälle und lernt anhand der eingegebenen Daten, diese in Zukunft automatisiert zuzuordnen. Gleichzeitig steigt die Kundenzufriedenheit, da Unstimmigkeiten, die früher eine Korrespondenz mit Kund:innen oder eine interne manuelle Bearbeitung verursacht hätten, immer seltener beziehungsweise gar nicht mehr vorkommen.

5 Die Buchungslogik erhöhen

Durch die Umstellung einer Offenen-Posten-Sicht werden der buchhalterische Abgleich und auch die Nachvollziehbarkeit durch die Sachbearbeiter:innen verbessert.

6 Smarte UX-Prozesse minimieren den Aufwand für Sachbearbeiter

Zudem sollten Organisationen Ressourcen im Second- und Third-Level sowie in der Systemwartung gezielter einsetzen. Mitarbeiter:innen kann die Systemanwendung durch nutzerfreundliche Frontends merkbar erleichtert werden. Dazu gehören bedienfreundliche Interfaces, eine verbesserte Bildschirmauflösung, nutzergerechte und intuitive Anordnungen und vieles mehr. Auch die Wartung verbessert sich, weil hier weniger manuelle Eingriffe – und dann nur an einer für die Mitarbeiter optimierten Oberfläche – notwendig werden. Bei einer Systemkomplett-Umstellung entfällt der Wechsel zwischen verschiedenen (Alt-) Systemen („Legacy“).

7 Sicherstellen, dass das System die (gesetzlichen) Compliance-Regeln einhält

Moderne Systeme erlauben es, In- und Exkasso-Prozesse flexibel an immer wieder neue Markt- und Gesetzesanforderungen anzupassen. Bei dem SAP-Kernsystem (hier: SAP FS-CD) lassen sich zum Beispiel Anpassungen (etwa Implementierung von Erweiterungen/Add-ons, Einbindung einer App oder zeitgemäßer Zahlsysteme) effektiv vornehmen. Das hilft Versicherern nicht nur, sich mit den eigenen Ressourcen auf die ureigenen Kernaufgaben zu konzentrieren, sondern auch künftige Produktinnovationen mit Hilfe von Systemintegrationslösungen einzubinden.

Fazit: Einmal festgelegte Prozesse lassen sich speichern, kopieren, teilen, modifizieren

Das automatisierte Forderungsmanagement eröffnet dem In- und Exkasso von Versicherern bessere Handlungsoptionen, einen flexibleren Inkassoprozess und eine stärkere Kundenbindung bei hohem Kundenwert. Als Partner von SAP FS-CD bietet IKOR eine durchdachte Beispielkonfiguration an, die im Sinne eines Baukastens konzipiert wurde und ständig wächst. Das Best-Practice-Baukastensystem basiert auf automatisierten Standardprozessen. Es ermöglicht Versicherern eine einfachere und leicht kalkulierbare Implementierung. Einmal festgelegte Prozesse lassen sich im Baukastenprinzip speichern, kopieren, teilen und später modifizieren.

Ansprechpartner

Claudia Buder arbeitet als Managerin im Functional Consulting mit Schwerpunkt Subledger Accounting im IKOR-Dock Assurance.

„Das Best-Practice-Baukastensystem basiert auf automatisierten Standardprozessen“

Claudia Buder

assurance@ikor.one

+49 40 8199442-0

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