– Project Excellence
Was Projektmanagement-Services mit der Kunst des „Brezelbackens“ gemein haben
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- Caspar Eisengarten
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- Benjamin Badorrek
– ABSTRACT
Auf das Team und seine Arbeitsweise kommt es an
Auf den ersten Blick weisen Projektmanagement und „Brezelbacken“ wenig Übereinstimmungen auf. Dennoch lassen sich einige Parallelen ziehen. Wie beim Backen ist die Vorbereitung im Projektmanagement ein Schlüsselelement. Klassische Key-Performance-Indikatoren wie Budget, Zeit und Ressourcen bilden die „Grundmasse“. Aber für ein anspruchsvolles Integrationsprojekt braucht es mehr „Zutaten“: Gerade in Großprojekten kann nicht eine Einzelperson allein das Projektmanagement durchführen. Ein Projektoffice ist erforderlich. In Projekten räumt es bei der administrativen Unterstützung und dem Projekt-Controlling den Weg frei und schafft so die erforderlichen Freiräume für ein zielführendes Projektmanagement.
Schlüsselfaktoren im Projekt nutzen
Besonders kritisch im Projektmanagement ist der Übergang von der Voruntersuchung in die eigentliche Umsetzungsphase. Deswegen sind Transitionsphasen in einem Projekt nicht als Neben-, sondern als eine der Hauptaufgaben mit hohem Aufmerksamkeitsfaktor zu verstehen.
Neben den klassischen Key-Performance-Indikatoren besteht ein Erfolg versprechendes Projektmanagement vor allem aus guter Teamarbeit. Ausschlaggebend ist nicht nur, wer Teil des Teams ist und wie dieses zusammenarbeitet, sondern auch: Wie es im Rahmen des Projekts kommuniziert. Gerade bei fachlich anspruchsvollen Integrationsprojekten, wie sie etwa in Versicherungen üblich sind, kann im Eifer des Gefechts schnell das Wesentliche in den Hintergrund treten: Projektarbeit bedeutet vor allem, mit Menschen zu interagieren und gemeinsam Lösungen zu entwickeln und umzusetzen. Hier kann das Projektoffice mit effizienten Kommunikationsstrukturen und Projektleitlinien (z.B. Organisieren von Dailys oder Retrospektiven sowie Erstellen von Kommunikationsmatrizen oder Newslettern) als „Rezept“ Strukturen für das Projekt schaffen.
Jedem und jeder Einzelnen im Projektteam muss klar sein, warum ein bestimmtes Projekt durchgeführt wird. Und: Welches die damit verbunden unternehmerischen Ziele sind, die das Projekt verfolgt. Alle Beteiligten sollten sich mit den Projektzielen möglichst stark identifizieren. Doch wie gelingt es, die zentrale Projektbotschaft zu vermitteln? Ein guter Weg ist ein ordentlicher Kick-off-Termin als Startschuss.
Caspar Eisengarten
ist Senior Business Consultant im Dock Project Excellence bei IKOR„Die Teamkomposition muss stimmen, weil das Gelingen von Projekten an die Interaktion von Projektmitarbeitenden geknüpft ist“
Frühzeitig Strukturen einziehen
Wer schon einmal einen Projektstart erlebt hat, weiß, dass ein solcher nicht immer reibungslos verläuft. Viele Projekte starten häufig unstrukturiert und chaotisch. Zwar ist eine gewisse Übergangsphase normal, denn: Das Projektteam bewegt sich noch in der Findungsphase – was beispielsweise Inhalte, Rollen und Verantwortungen angeht. Dennoch lassen sich Wirren auf ein Minimum reduzieren.
Dies geschieht jedoch nicht von allein. Das Projektmanagement und sein Kernteam müssen auf diesen Moment vorbereitet sein – genau wie ein Bäcker nicht auf Geratewohl Zutaten zusammenwirft. Denn dann entstünde weder fluffiger Teig oder schmackhaftes Gebäck. Die Analogie zum Backstubenbild ist im Projektmanagement bestechend einfach: Was die Geduld des Bäckers oder der Bäckerin ausmacht, einen Teig am Vortag vorzubereiten, immer wieder gehen und ruhen zu lassen, um dann Brezeln zu formen und zu backen, entspricht im übertragenen Sinne der fachlichen Expertise und dem Kommunikations-Know-how des Projektmanagements. Das Projekt-Office schafft Rahmenbedingungen, sodass alle notwendigen Prozesse, die projektbegleitend benötig werden, reibungslos aufgesetzt sind. Dies stellt sicher, dass alle Brezeln in der gewünschten Zeit und Qualität tatsächlich gebacken werden. Und es sorgt dafür, dass in den Wirren des Projektalltags keine Backwaren vom Rost fallen. Dazu gehört nicht nur das Tracken von täglich anfallenden Aufgaben, sondern auch das Monitoring des Gesamtfortschritts. Dies erfolgt in einem Format, das den Status schnell und verständlich klar und transparent macht.
Auf ein funktionierendes Kernteam achten
Die Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter sind zweifellos die wichtigste Ressource eines jeden Projekts. Und das Gelingen von Projekten ist an ihre Interaktion geknüpft. Das Projektmanagement muss daher darauf achten, dass die Teamkomposition stimmt.
Die Kommunikation ist dabei einer der Dreh- und Angelpunkte. Daneben braucht es Infrastruktur: insbesondere technische Ausstattung, Arbeitsplätze sowie physische und/oder virtuelle Meeting-Räume. Einen Meeting-Raum zu reservieren oder Monitore zu bestellen, gleicht eher einem Kinderspiel. Die eigentliche Schwierigkeit besteht darin, innerhalb von kürzester Zeit ein 50-köpfiges Projektteam aufzubauen und ausreichend Arbeitsplätze, WLAN-Schlüssel, Systemzugänge, Anfahrtspläne und ggf. Übernachtungsmöglichkeiten für die folgenden Wochen und Monate zu organisieren.
Dies gelingt nur mit Hilfe einer robusten und erfahrenen Projektunterstützung, die weiß, was hier zu tun ist, um effizient den Projektstart zu unterstützen und zu organisieren. Sie nutzt u.a. Checklisten und ein Aufgaben-Tracking. Damit lässt sich jedes Detail planen und nachverfolgen. Das klingt banaler als es ist: In der Praxis funktioniert dies selten reibungsfrei. Das Projektoffice sorgt also dafür, dass keine Zutaten vergessen werden und alles in ausreichender Menge rechtzeitig zur Verfügung steht.
Benjamin Badorrek
ist Cargo Lead und Manager Project Excellence bei IKOR
„Menschen befähigen, das Richtige zu tun“
Schritt in die Umsetzung: Den Kick-off planen und durchführen
Das Projektmanagement eröffnet den Kick-off als wesentlichen Meilenstein der Umsetzungsphase. Nach der Projektvorbereitungsphase geht es jetzt so richtig los: Das komplette Projektteam ist in der Regel zum ersten Mal versammelt und wird vom Projektmanagement begrüßt. Dieses schwört alle Beteiligten auf die bevorstehende Aufgabe ein. Anhand der vorbereiteten Agenda führt das Team durch die Veranstaltung. Um im Backstubenbild zu bleiben: Der Teig wird an einem ansprechenden Kick-off-Ort zusammengeknetet.
Dies kann auch in einer virtuellen Umgebung geschehen, wenn sich die Teams nicht in der realen Welt physisch treffen können. Kennenlernformate helfen den Teammitgliedern, sich zu „beschnuppern“. Vor allem können sie bereits zum Zeitpunkt des Kick-off umfänglich die wichtigsten Projektfragen klären:
- Teammitglieder: Wer ist in diesem Projekt?
- Erwartungen der Teilnehmenden: Was möchten wir heute erreichen?
- Projektvorstellung: Was geschah bisher? Worauf arbeiten wir hin?
- Zusammenarbeitsmodell: Wie kooperieren wir?
- Rollenklärung: Wer macht/verantwortet was?
- Erste Umsetzungsschritte: Wie gestalten sich die folgenden Wochen?
- Projektmethodik: Wie wird gearbeitet? Agil, klassisch oder hybrid?
- Projektplan: Wie strukturiert sich der Gesamtverlauf?
- Ausblick: Was passiert morgen, was in der kommenden Woche?
Darüber nehmen die Projektumrisse in der „Projektbackstube“ Gestalt an – fast, als würde ein Teig aufgehen. Spätestens im Nachgang des Kick-off ist klar, welche Unterlagen (etwa Anleitungen oder Handbücher) fehlen oder welche weiteren Eckpunkte der Klärung bedürfen, damit Projektstruktur und -form „brezelgleich“ Gestalt annehmen.
Fünf Punkte, die sich aus dem Kick-off ergeben sollten
- Das Team kennt sich namentlich, bezüglich der Aufgaben und der Verantwortlichkeiten.
- Das Projektziel ist allen Teammitgliedern bekannt und wird auch von allen verstanden.
- Dem Team ist klar, WIE es bezogen auf die Prozesse zusammenarbeitet.
- Es weiß, WAS WANN von ihm gefordert ist.
- Die Grundlage für den erforderlichen Team Spirit und die Motivation für das anstehende Projekt sind gelegt bzw. geschürt.
Während Bäckerin oder Bäcker goldbraune, knusprige Brezeln aus dem Ofen ziehen und in den Verkaufsraum bringen, achtet das Projekt-Office darauf, dass das Projektteam störungsfrei arbeiten kann. Sämtliche Informationen müssen vor allem verlässlich zusammengetragen werden. Zudem sorgt das Projekt-Office dafür, dass projektbegleitende Prozesse kommuniziert werden und transparent sind. Diese Prozesse müssen aufrechterhalten und, wenn notwendig, angepasst werden. Ähnlich wie beim Brezelbacken genügt es nicht, einmalig ein Rezept zu entwickeln und zu hoffen, dieses müsste nie wieder optimiert werden. Optimierung ist immer dann wichtig, wenn es besser oder einfacher geht.
Lernbereitschaft und Übernahme von Verantwortung werden oft unterschätzt
Es geht immer darum, Menschen zu befähigen, das Richtige zu tun. Dazu braucht es zwei essenzielle Fähigkeiten. Lernbereitschaft und die Übernahme von Verantwortung werden dabei oft unterschätzt. Das mag für einen Brezelbäcker, dessen Produkt vielleicht im Ofen misslungen ist, auf den ersten Blick verständlicher erscheinen als für eine:n Projektmanager:in. In beiden Branchen – Bäckerhandwerk und Projektmanagment – gleichen sich die erforderlichen Skills jedoch: Die Verantwortung für das eigene Lernen muss intrinsisch sein; jede:r übernimmt hier Eigenverantwortung. In einem Projektteam betrifft das die Fähigkeit, als Team gemeinsam zu lernen, sowie die individuelle Lernfähigkeit, inklusive Verantwortung. Genau wie in einer Backstube sollten gute Rezepte klug zum Einsatz kommen, sodass schnell bessere Produkte entstehen.
Fazit: Die Erfolgschancen lassen sich bereits zu Projektbeginn steigern
Brezelbacken und Projektmanagement, so unterschiedlich diese Disziplinen auch erscheinen mögen, sind beide von Schlüsselmomenten bestimmt. Dieser Vergleich im Review eines Projektes entstanden, um Elemente aus dem Projektmanagement zu visualisieren und den Spaß in Projekten hochzuhalten. Solche Bilder und Vergleiche entscheiden tatsächlich über den Gesamterfolg. Vor allem die „Hauptzutat“, im Projektmanagement das Team, muss einen guten Start hinlegen und sich perfekt abstimmen. Nur so tritt es möglichst chancenreich in die eigentlichen Projektphasen ein. Nur so hebt es das maximale Potenzial und reduziert die klassischen Anlaufschwierigkeiten. Dies „schmeckt“ mit Sicherheit allen Stakeholdern, egal ob sie Brezeln genießen oder ein komplexes und zugleich vielversprechendes Business-Projekt in Auftrag gegeben haben.
Ansprechpartner
Caspar Eisengarten
Senior Business Consultant
Dock Project Excellence
projectexcellenc@ikor.one
+49 40 8199442-0
Benjamin Badorrek
Cargo Lead und Manager Project Excellence
Dock Project Excellence
projectexcellenc@ikor.one
+49 40 8199442-0
