— Referenz

VERA-Einführung bei der Hephata

Vorsteuerkorrekturbuchung auf Knopfdruck

Umsatzsteuerfreie und umsatzsteuer-pflichtige Umsätze ordnungsgemäß verbuchen

Ausgangslage

In Werkstätten für Menschen mit Behinderung (WfbM) werden Waren produziert, die entweder in eigenen Shops oder an industrielle Kunden verkauft werden. Die Umsätze aus der Betreuung von Menschen in Heimen sind umsatzsteuerfrei. Dazu im Gegensatz steht der umsatzsteuerpflichtige Verkauf der Waren, die in den Werkstätten hergestellt werden. Somit stehen diese sozialen Einrichtungen vor der Problematik, einen Mix aus umsatzsteuerfreien und umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen verbuchen zu müssen.

Ansatz

Der Mix ist die Voraussetzung für einen erfolgreichen Einsatz von VERA, denn ein differenzierter Vorsteuerabzug ist bisher mit den Standardfunktionalitäten der auf dem Markt angebotenen Softwarelösungen kaum durchzuführen. Die Schwierigkeit besteht darin, Aufwendungen direkt den Umsätzen zuzuordnen und damit den gesetzlichen Ansprüchen hinsichtlich des Vorsteuerabzugs zu genügen.

Lösung

Die einzelnen Geschäftsfelder der Einrichtung wurden in vier verschiedenen Buchungskreisen abgebildet. Einige dieser Buchungskreise erzielen einen Mix aus umsatzsteuerfreien und umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen. Um eine Zuordnung der Aufwendungen zu den erzielten Umsätzen zu erreichen, werden die einzelnen Kostenstellen analysiert. 

Optimal ist die präzise Festlegung der Anteile an umsatzsteuerfreien und umsatzsteuerpflichtigen Umsätzen bezogen auf eine Kostenstelle. Dieses Verhältnis wird Abzugssatz genannt und bestimmt damit auch, wie viel Vorsteuer bei einem bestimmten Aufwandsbeleg gezogen werden kann.

Ein Beispiel: In der Kostenstelle Gärtnerei entsteht ein Wartungsaufwand für die Reparatur eines Rasenmähers in Höhe von 1160,- EUR. Die Gärtnerei pflegt zu 50% ihrer gesamten Arbeitszeitkapazität Grünflächen von Kunden. Dieser Umsatz ist umsatzsteuerpflichtig. Die anderen 50% der Arbeitszeit werden zur Pflege der Grünflächen zweier Altenheime aufgewendet. Diese Leistung ist ein innerer Umsatz mit einer Einrichtung, deren Umsatz umsatzsteuerfrei ist. Somit ergibt sich ein Abzugssatz von 50% für diese Kostenstelle. Im oben erwähnten Gesamtrechnungsbetrag von 1160,-EUR ist eine Vorsteuer von ca. 185,- EUR enthalten. Bei einem Abzugssatz von 50% dürfen für diese Rechnung 92,50 EUR an Vorsteuer gezogen werden.

Erfolg

Beim Einsatz von VERA werden am Monatsende alle vorsteuerrelevanten Belege hinsichtlich ihres Vorsteuerabzugs analysiert. Dabei werden zusätzlich zu den Abzugssätzen der Kostenstellen auch Abzugssätze von Sachkonten und Projekten in VERA eingestellt. Durch verschiedene Customizing-Einstellungen wird VERA auf das genutzte Finanzbuchhaltungsprogramm eingestellt.

Sind nun am Monatsende alle Belege analysiert, stellt VERA dem jeweiligen Finanzbuchhaltungssystem sogenannte Vorsteuerkorrekturbuchungen zur Verfügung. Anschließend kann anhand von Standardreports die jeweilige Umsatzsteuervoranmeldung für die betreffenden Monate erstellt werden.

Durch den Einsatz von VERA realisiert die Evangelische Stiftung Hephata Monat für Monat einen optimalen Vorsteuerabzug mit geringem Personalaufwand.

Ansprechpartner

miklos-hegybiro

Miklós Hegybiró

Managing Director
IKOR Products GmbH
info-products@ikor.one
+49 40 8199442-0

bjoern_mayer

Björn Mayer

Projektleiter & Principal Consultant
IKOR Products GmbH
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